Recenze: Microsoft Outlook 2011 for Mac - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

Microsoft Office 2011 for Mac

Microsoft Office 2011 for Mac

29. dubna 2011, 00.00 | Poštovní klient Outlook. Program, kvůli němuž si stále především firmy pořizují celý balík Office. Má smysl jej používat i mimo korporátní sféru? A jak si vede při aplikaci metod jako je GTD?

Minule jsem zatleskal funkcím PowerPointu a nyní jsem „nucen” pochválit další z částí Microsoft Office 2011 for Mac. Outlook coby poštovní klient patří mezi ty nejpoužívanější. To logicky vychází z faktu, že Microsoft dominuje v korporátní sféře. A tato skutečnost značně ovlivňuje i samotný program. Musí toho umět poměrně dost a naplno ho využijí především ti, kdo pracují s Exchange.

Co když ale v žádné instituci nesedíte? Jste studenti, freelanceři nebo zkrátka fungujeme ve firmě, která produkty Microsoftu a jejich funkční symbiózu jednoho s druhým ve svých PC nepoužívá? Pak musí Outlook na platformě Mac OS svádět boj s několika klienty. Méně vybavenými, avšak často flexibilnějšími, jednoduššími a rychlejšími.

Když chceme číst a psát

Pokud hodláte Outlook přednostně používat jen pro čtení a psaní elektronické pošty, nabízí toho více než Mail od Applu nebo jiné alternativy (Sparrow). Uživatelské prostředí není sice tak minimalistické jako u Sparrow (a vlastně i Mailu), ale je vstřícnější než u PostBoxu či Thunderbirdu.

Zatímco Mail musíte vylepšit pomocí pluginů, aby uměl rozdělit okno vertikálně, Outlook má hned několik variant, a to ještě obsah složek třídí přehledně a podle mnoha kritérií (podle data, příloh, předmětů, odesílatelů apod.).

Prostřední sloupec okna aplikace třídí poštu podle data doručení. Screenshot ukazuje panely zavřené, lze je rozkliknout a zobrazit informace o dopisu. Vpravo číslice informuje o počtu nepřečtených e-mailů.

Při čtení dopisu můžete prohlížet přílohy bez otevření tak, jak jste zvyklí i z aplikace Apple a fungují zde také vlákna konverzace. E-mail jde pochopitelně přeposlat nebo připojit coby přílohu k jinému. Můžete ho použít k vytvoření setkání s odesílatelem, připojit k němu kategorii či datum, do kdy je třeba danou věc zpracovat. To je třeba pro Mail nemyslitelné a opět je potřeba mu vypomoci pluginy, aby uměl například štítky.

K jednotlivým účtům lze nastavit defaultní podpisy, ale při zakládání účtů musíte mít na paměti, že Outlook je přednostně nastaven pro ty, kteří nepracují s Gmailem a jeho IMAPem. Jeho síla spočívá ve spolupráci s Exchange a vše bude fungovat také pokud nastavíte jednotlivé účty. Ale jakmile zatoužíte po existenci jen jednoho účtu (Gmail), a chcete z něj odesílat pomocí aliasů, strávíte nad Outlookem několik dlouhých nocí.

Třídění pošty

Pokud vám nejde jen o archivaci pošty do jedné složky, oceníte schopnosti poštovního klienta od Microsoftu ještě víc. Mail od Apple sice podporuje Smart Folders, ale Outlook dovoluje opravdu pokročilou správu pošty.

Kromě všemožných pravidel nabízí řadu kritérií pro procházení, třídění či prohledávání a z každého takového kritéria lze udělat speciální složku/štítek, jenž si bude žít svým životem a postará se o to, abyste v něm nacházeli automaticky například poštu, která bude od vašeho šéfa, bude obsahovat přílohu a nebude starší než týden.

Outlook – to není jenom pošta

Představte si jednoduchou situaci: Sedíte u počítače, přijde vám e-mail, informuje vás o termínu schůzky a vy byste měli tento termín schůzky dát vědět všem členům týmu. V Outlooku danou událost vložíte do kalendáře, nastavíte její připomenutí, připojíte poznámku či kategorii, ale pochopitelně na událost můžete pozvat další účastníky.

Okno při editaci události vložené do kalendáře.

Okno při nastavování pozvánky.

Pracoval jsem s mnoha klienty a Outlook má vestavěný kalendář, editaci událostí a způsob přípravy a sdílení pozvánek nejpropracovanější. Událostmi to samozřejmě nekončí. Vedle nich totiž existují také dílčí úkoly. Outlook může být zručným ToDo listem nebo fungovat přímo na bázi specializovaných metod, například GTD. Úkolům přidělujete kategorie, prioritu. Pomocí funkce Follow Up lze rychle nastavit, v jakém hledáčku se má úkol objevit – např. dnes, zítra, tento týden atd. Úkoly fungují stejně jako smart folders u pošty. Některé už jsou nastavené automaticky (Due Today, High Priority, Overdue, Recently Completed), jiné si můžete vytvořit na základě vlastních kritérií sami. Existují zde totiž filtry, s nimiž si lze práci s úkoly notně zefektivnit.

Okno při vytváření úkolu.

Okno My Day je samostatné, zobrazuje konkrétní den – události i úkoly.

Protože kalendář v Outlooku je nezávislý na iCalu (lze je propojit pouze pomocí exportu a importu), budete muset synchronizaci s Google kalendářem udělat zvlášť. Jak na to najdete v nápovědě Google.

Správa kontaktů

Outlook má svůj kalendář a také adresář. I ten je nezávislý na Addres Booku od Applu a jednotlivé kontakty je potřeba vyexportovat a vložit do Outlooku. Postup není složitý a týká se také importu pošty z Mailu do Outlooku. Pokud si nahráváte do Outlooku účet z Gmailu, je to otázkou několika vteřin a v adresním řádku bude fungovat i našeptávač kontaktů, které v Googlu používáte.

Když jsem však začal zadávat název skupiny kontaktů, nereagoval. V takovém případě se vyplatí raději do Outlooku kontakty přímo nahrát a skupiny v něm vytvořit. Pokud to s Outlookem myslíte vážně, dává smysl jej využívat plnohodnotně, a tedy i s kalendářem a kontakty (případně úkoly). Vše na jednom místě je dost lákavé. Exchange funguje i na iOS zařízeních, takže máte-li aktivní tuto službu, bude stále při vás.

Okno při vytváření nového kontaktu.

Pocity

Osobně se ve mně při používání poštovních klientů sváří dvě touhy: strávit nad e-maily co nejkratší dobu a mít je hezky roztříděné (a tedy věnovat jim nějaký ten čas). A stejně tak potřeba mít co nejminimalističtější aplikaci (v tomto směru jasně vede Sparrow) a respekt nad množstvím funkcí, jaké má právě Outlook. V porovnání s Wordem či Excelem (byť i zde ribbon najdete) se ovládá ještě snadněji. Samozřejmě, že fungují klávesové zkratky a při využití pravidel či funkce jako Follow Up může být práce s poštou a dohled nad ní efektivní. Na jedné straně chápu, že Microsoft myslí přednostně na korporátní sféru a na Exchange, na straně druhé mi přijde škoda, že neumožní jednoduché nastavení účtů pro obyčejné smrtelníky (můj problém s Gmailem a aliasy).

Ostatně, používáte Outlook pro svoji vlastní potřebu a tedy nikoliv ve firmě?