Timemanagement & Mail - zprávy pod kontrolou - MujMAC.cz - Apple, Mac OS X, Apple iPod

Odběr fotomagazínu

Fotografický magazín "iZIN IDIF" každý týden ve Vašem e-mailu.
Co nového ve světě fotografie!

 

Zadejte Vaši e-mailovou adresu:

Kamarád fotí rád?

Přihlas ho k odběru fotomagazínu!

 

Zadejte e-mailovou adresu kamaráda:

Soutěž

Sponzorem soutěže je:

IDIF

 

Odkud pochází fotografka Anne Erhard?

V dnešní soutěži hrajeme o:

Seriály

Více seriálů



Software

Timemanagement & Mail - zprávy pod kontrolou

15. září 2005, 00.00 | Minule jsme se v rámci našeho miniseriálu věnovali aplikaci iCal z hlediska timemanagementu podle Davida Allena. Vzhledem k tomu, že vás článek zaujal, jsem se rozhodl zasednout ke svému PowerBooku a napsat pokračovaní na téma Mail & správa času.

Minule jsme se v rámci našeho miniseriálu věnovali aplikaci iCal z hlediska timemanagementu podle Davida Allena. Vzhledem k tomu, že vás článek zaujal, jsem se rozhodl zasednout ke svému PowerBooku a napsat pokračovaní na téma Mail & správa času.

Hned v úvodu bych rád řekl, že tipy, které dnes budou uvedeny (i ty z minulého článku), se nevztahují pouze na Mail či iCal, ale obecně na veškeré emailové klienty a plánovače času, včetně těch papírových. Jde více o filozofii aplikovanou na konkrétní aplikace, než postupy určené pouze pro konkrétní program. Ale vraťme se k emailu. Nevím jak vy, ale když jsem si vytvořil poprvé emailovou adresu (ještě v dobách BBS na Infimě), těšil jsem se na každou novou zprávu. Ty samozřejmě nepřicházely, neboť tenkrát moc lidí ještě email nemělo a navíc o mé adrese nevěděli, ale to je trochu jiný příběh. Chtěl jsem tím říci, že byly časy, kdy jsem se na příchozí email těšil - někdo mi napsal! Hurá! Nyní je situace zcela opačná, denně mou schránkou prolétne více něž sto emailů, z nichž si většina vyžaduje mou pozornost a reakci. A to nemluvím o množství spamu. Když si jen uvědomím, kolik toho musím napsat na klávesnici za den, tak hlavní výhodou této situace je fakt, že jsem se naučil psát všemi deseti :-). Mailový klient se tak stává jednou z nejpoužívanějších aplikací a ještě následujících pár let asi bude.

Zde uvedu jednu radu, která se mi osvědčila. Vypněte si automatické stahování zpráv. Nevím jak vám, ale vždy, když jsem měl nastaveno stahování zpráv každých pět či patnáct minut, vždy si Mail vyžádal mou pozornost a "musel" jsem odpovědět, nebo se alespoň podívat, kdo mi píše. Ztráta času. Teď mám automatické stahování vypnuté a emaily přijmu, pouze když vím, že mám čas na ně reagovat.

Další pravidlo - snažte se na emaily odpovídat hned. Postup, že si je přečtete a budete dumat, co odpovíte, moc nefunguje. Ztrácíte čas a to zcela zbytečně, lepší je hodit míč na druhou stranu hřiště.

Mail
Takto mám uspořádány složky v Mailu:

Unread
Respond
Action
Hold
Waiting for
Maybe
Archive

Unread - jedná se o Smart mailbox, který shromažďuje nepřečtené emaily. Když stáhnu nové emaily, jdu rovnou sem. Hned se snažím na email odpovědět, v opačném případě jej třídím do ostatních složek. Pokud si jej označím praporkem, přesune se do složky Respond.

Respond, neboli odpovědět - tady jsou všechny zprávy, které si vyžadují mou odpověď a nebyl jsem na ně schopen reagovat hned (nedostatek času, nemám všechny podklady k odpovědi a podobně). Zprávy, které vyžadují nějakou akci, patří do složky Action a musím je tam z Unread přetáhnout ručně.

Action - pokud mi přijde email, jehož cílem je u mě vyvolat nějakou práci/akci, jako jsou nové texty na update webu, nový článek, který má být vložen do systému a podobně, patří do této složky. Jedno důležité pravidlo dle GTD - pokud vám nějaká akce zabere méně než dvě minuty, udělejte si hned a neodkládejte ji na později. Opět se mi toto pravidlo osvědčilo - opravdu nemá smysl s email s dvouminutovým úkolem schovávat do této složky, samotný úkol vám pak zabere mnohem víc času (znova číst email a podobně).

Hold obsahuje emaily, se kterými aktuálně nepotřebuji pracovat, ale budu je ještě v dohledné době potřebovat - potvrzení o ubytování v hotelu, potvrzení letenky atd. - nemusím na ně odpovídat, pouze vím, že se do nich budu potřebovat ještě za nějaký čas podívat a pak je vrátím do složky Inbox.

Waiting for - stejně jako v iCalu, složka, která obsahuje zprávy, které souvisí s nějakou činností, na jejíž ukončení čekám. Velmi důležitá složka a ještě důležitější je ji alespoň jednou týdně kontrolovat. Když někomu pošlete email, ještě to neznamená, že to, co mu napíšete, udělá či odpoví. Proto je tu Waiting for - takovéto emaily posílám v kopii na sebe a následně přesunu do této složky. Každý pátek odpoledne pravidelně kontroluji tuto složku a stejně tak úkoly v iCalu a pokud vidím, že jsem měl již na něco dostat odpověď, nebo mělo být něco uděláno, můžu dotyčného na tuto situaci upozornit. Ještě jednou, důležitá složka, která vás informuje o rozpracovaných záležitost a o všem, na co čekáte.

Maybe - sem spadnou věci, které možná někdy udělám, pokud budu mít čas. Zprávy bez priority a důležitosti, které ale mohou být zajímavé, pokud se vyskytne zbytečný čas = na 90% z této složky nic neudělám, ale co kdyby. Může se jednat i o plány a cíle jako u iCalu.

Archive - archív, sem přesouvám potvrzení o platbách za software, sériová čísla, potvrzení hesel do online služeb a podobně. Mám zde i podsložky pro některé projekty a kalkulace poslané klientům.

Nezapomínejte na Draft!
Důležitá je i složka Draft, která slouží pro ukládání rozepsané pošty. Občas se dostanu do situace, že potřebuji napsat email řekněme pěti lidem, ale nemám čas - otevřu email, stisknu jablíčko - N, napíšu adresu a předmět zprávy, uložím ji a zavřu (totéž udělám pro všechny zprávy). Od této chvíle je zpráva (nebo zprávy) uložena v Draftu a když se vrátím zpátky k Mailu, tak vím, že potřebuji těmto lidem něco napsat. Je to rychlejší, než si psát poznámku o tom, komu poslat email. Složka Draft je dobrá i pro emaily uložené jako vzory - jestliže často píšete jeden a ten samý email různým lidem, je lepší si jeden Master do této složky uložit a vždy si jej pomocí copy/paste zkopírovat a odeslat.

Dříve jsem si emaily označoval pouze praporkem a nebyl jsem schopen na první pohled poznat, co má jakou prioritu a kategorii a neustále procházet všechny emaily, které byly označené, bylo zdlouhavé. Výše uvedeným způsobem člověk hned ví, co od daného emailu může očekávat. Když mám málo času, můžu zvládnout odpovědět na jeden či dva emaily z Respond, pokud více, mohu se podívat do složky Action a udělat nějaký úkol. A hlavně nezapomínat na složku Waiting for!

Obsah seriálu (více o seriálu):

Tématické zařazení:

 » Rubriky  » Informace  

 » Rubriky  » Agregator  

 » Rubriky  » Tipy a Triky  

 » Rubriky  » Software  

Diskuse k článku

 

Vložit nový příspěvek   Sbalit příspěvky

 

Podobne nastaveni

Autor: Honza Muž

Založeno: 15.09.2005, 01:55
Odpovědí: 0

Cau Petre, dalsi pekny a uzitecny clanek. Jen nabidnu obdobu nastaveni mailu jak ho pouzivam ja (podobne tomu co mas ty, jen se snazim rozdelovat veci, ktere si drzim podle toho jak dlouho maji v te slozce zustat). Takze moje nastaveni je

Inbox
Draft
Sent Items
01. Respond - veci ktere vyridim rychle
02. Action Required - neco co trva vic nez 5-10 minut nebo neco co musim udelat
03. Weekly Hold - veci co drzim v danem tydnu (probezne prochazim a mazu)
04. Monthly Hold - podobne jako ten vyse jen drzim veci cely mesic
05. Waiting - maily u kterych cekam na reakci nekoho jineho (delegovane ukoly)
06. Archive - maily ktere jeste nejsem ochoten zaradit do slozek podle projektu nebo oblasti (vetsinou drzim maily 2-3 mesice pro refernci)
07. Read later - pro FYI zpravy ktere nevyzaduji akci - treba firemni oznameni, pozvanky na akce, atd.

No a pak mam asi 250 slozek podle produktu, projektu, aktivity do kterych cpu maily co jsem prosel.

Dal mam specialni slozku na odelane maily s podslozkami podle mesice - sem sypu vsechnu odeslanou postu aby mi nestrasila v Sent Items

Treba to nekomu pomuze. Jo a pouzitelne je to nejen v Apple Mailu, ale temer jakemkoli mail klientu na Mac nebo PC.

Odpovědět na příspěvek

RE: Podobne nastaveni

Autor: nm Muž

Založeno: 15.09.2005, 10:35

Ja odeslanou postu presunuji do slozek tech projektu, ke kterym patri, abych pak mel kompletni thready toho, jak jsem na co reagoval, jakou jsem dostal odpoved na co, atd.
Mam tedy dorucenou a odeslanou postu spolu; smysl to ale ma IMHO jen pri pouzivani "Organize by Thread".

Odpovědět na příspěvek

Mail.appetizer

Autor: Jozo Remen Muž

Založeno: 15.09.2005, 08:38
Odpovědí: 0

Ja by som dal do pozornosti Mail.appetizer, dokaze zobrazit male polohpriehladne okno s prichodzou spravou, je samozrejme mozne nastavit filtrovanie, z ktorych mailboxov spravy zobrazovat, vzhlad atd.

Urcite vyskusajte, je takto mozne okamzite reagovat na dolezite spravy a ostatne ignorovat/odpovedat neskor.

http://www.bro
nsonbeta.com/

Odpovědět na příspěvek

Velmi užitečná témata

Autor: LP Muž

Založeno: 15.09.2005, 15:48
Odpovědí: 0

Ahoj Petře, díky za tyhle články, jsou velmi užitečné pro všechny uživatele na všech stupních obeznámení s počítačem.

BTW, k té kombinaci iCal + roztříděné maily bych si rád přidal jednoduchý To-Do program, kam se zapisují úkoly s různou prioritou bez toho, že by to bylo vázané na datum. Víte někdo o něčem šikovném?

Lubor

Odpovědět na příspěvek

RE: Velmi užitečná témata

Autor: Petr Mara Muž

Založeno: 15.09.2005, 16:19

Díky, rádo se stalo.. ja pro projekty používám Devonthink, na samostatné todo dává smysl mozna:

http://www.vers
iontracker.com/dyn/morein
fo/macosx/19135
http://w
ww.versiontracker.com/dyn
/moreinfo/macosx/12188
h
ttp://www.versiontracker.
com/dyn/moreinfo/macosx/1
7157

jinak pro sdileni ukolu v tymu mezi pc a mac je hodne dobry backpack - http://www.backpackit.com
/ nebo dalsi online sluzby od http://www.37signals.com/


doporucuji!

Odpovědět na příspěvek

DEVONThink

Autor: Kakaxa Muž

Založeno: 17.09.2005, 14:36

používam taky, je geniální! Konečně organizační soft, u kterého už snad zůstanu (vystřídal jsem jich už desítky...). Rychlý, přizpůsobitelný na všechno možné. Naopak nedoporučuji StickyBrain, který se tváří ještě geniálněji, ale nedá se s ním kvůli pomalosti dělat. Jakmile tam toho máte víc...

Odpovědět na příspěvek

RE: Velmi užitečná témata

Autor: Martin Muž

Založeno: 17.10.2007, 14:15

Ahoj, asi s křížkem po funuse a s ročním spožděním, ale já používám jednoduchý program Ghost Action, který běží na základě GTD a není nijak složitý.

Odpovědět na příspěvek

Uzitecne clanky

Autor: Pes Karter Muž

Založeno: 15.09.2005, 17:20
Odpovědí: 0

Take chvalim velmi dobry clanek. Sam pouzivam podobne cleneni, ale tento clanek me inspiroval k nekolika zmenam a vylepsenim. Diky.

Odpovědět na příspěvek

iCal - objasnění Bcc: Cc: apod.

Autor: JuraP Muž

Založeno: 15.09.2005, 21:32
Odpovědí: 0

Ahoj, díky za článek, líbí se mi. Všiml jsem si na stránkách Apple objasnění významu některých používaných zkratek, předpokládám, že je všichni znáte, ale co kdyby se našla výjimka.

http://www.a
pple.com/macosx/tips/mail
14.html

Odpovědět na příspěvek

tip: presuny mezi slozkami klavesovou zkratkou

Autor: rk Muž

Založeno: 17.09.2005, 08:45
Odpovědí: 0

pouzivam podobny system jaky popisuje autor clanku navic jsem jej rozsiril o doplnek Mail Act On, kde se daji definovat presuny zprav mezi slozkami na nejakou klavesovou zkratku:
http://www.inde
v.ca/MailActOn.html

Odpovědět na příspěvek

přijímání úkolů MS Outlook v Mailu

Autor: Jakub Muž

Založeno: 04.10.2005, 15:37
Odpovědí: 0

Zdravím,
rád bych věděl zda je možné, např. pomocí nějakého prográmku přijímat v Mailu, resp. iCalu úkoly posílané z MS Outlook.

Odpovědět na příspěvek

jeden dotaz od začátečníka...

Autor: Petr Kupka Muž

Založeno: 04.10.2005, 18:41
Odpovědí: 0

Dobrý den,
omlouvám se za dotaz mimo mísu, ale v článku jsou screenshoty nějakého nastavování vlastností složky a zmíňka o nějakém "smartfolderu". Absolutně netkuším o čem je řeč. Bylo by možné popsat toto nastavení i pro méně zdatné (začínající) uživatele Applu?
Jinak oba články jsou super, myslím že by tato správa času a pošty mohla fungovat i u mne (zatím se nic neosvědčilo), takže díky za ně.

Odpovědět na příspěvek

RE: jeden dotaz od začátečníka...

Autor: Petr Mara Muž

Založeno: 04.10.2005, 19:00

Dobry den, vice o smart folders se dozvite zde:

http://www.mujmac
.cz/art/sw/tiger_smart_fo
lders_dashboard.html

h
ttp://www.mujmac.cz/art/s
w/Tiger-spotlight-3.html



konkretni nastaveni techto slozek v mailu je na obrazcich v clanku.

hezky den PM

Odpovědět na příspěvek

RE: RE: jeden dotaz od začátečníka...

Autor: Petr Kupka Muž

Založeno: 05.10.2005, 08:10

Díky za info.
Mám Pantera, takže tam asi zmíněné funkce nenajdu.
Pátral jsem asi půl hodiny kde v mailu najdu ty okna s nastavením a jaksi mi to nešlo. :o)

Takže se zatím mějte hezky a díky.

Odpovědět na příspěvek

Pekny clanek

Autor: Gillan Muž

Založeno: 05.10.2005, 23:22
Odpovědí: 0

Clanek je moc pekny. Rozhodne se necham inspirovat. Me tech emailu zase tolik nechodi, takze si nechavam zapnute automaticke stahovani. Dost me ale u Mailu prudi, ze pokud se mu nepodari pripojit na server (centrum smeruje do pekel asi a obcas nereaguje) tak se Mail hned pta znova na heslo. V diskuzi mi nebyl nikdo schopny poradit ;-( Ma nekdo nejaky napad. Heslo je 100% zadane dobre. Jen server se obcas neozve.

Odpovědět na příspěvek

RE: Pekny clanek

Autor: Petr Kupka Muž

Založeno: 06.10.2005, 11:40

Mám úplně stejnej problém s hostingem na serverech.cz.Občas prostě nekomunikuji a to věčný ptaní na heslo mě začíná celkem prudit.

Odpovědět na příspěvek

RE: RE: Pekny clanek

Autor: Gillan Muž

Založeno: 06.10.2005, 13:01

Ja budu za kazdou rozumnou radu vdecny. Nastavit vybirani na 15 minut je reseni,ale en takove jako bych si predstavoval..protoze obcas se stejne nepodari pripojit a na heslo se zepta.
KMail to proste za chvili zkusil znovu.

Odpovědět na příspěvek

Uzasny clanek

Autor: Irina Muž

Založeno: 01.11.2009, 01:06
Odpovědí: 0

I ja mam svuj davno zabehany zpusob trideni e-posty. Ve srovnani s vyse uvedenym je vsak slozity a mene prehledny. Je to skvela inspirace. Diky.

Odpovědět na příspěvek

sync s iphonem

Autor: Martin Polášek Muž

Založeno: 07.01.2011, 12:23
Odpovědí: 0

Ahoj, snažím se teďka trochu zorientovat v GTD, např. iCal se mi již podařilo obstojně nastavit a vychytávám chybky. Chci se zeptat jak tohle udělat pro víc emailů. Myslíš, že je lepší mít takto rozříděný každou emailovou adresu(to mi přije šílený), nebo mít jedno dělení do složek pro všechny adresy. Nevím jak udělat ty složky, co máš pod smart mailboxama. Mě se Mail ptá v jakém účtu je má vytvořit. Takže jako jediný rozumný vidím založit je přímo na On My Mac, ale potom nevím jak nastavit synchronizaci s iphonem. Díky za rady

Odpovědět na příspěvek

 

 

Vložit nový příspěvek

Jméno:

Pohlaví:

,

E-mail:

Předmět:

Příspěvek:

 

Kontrola:

Do spodního pole opište z obrázku 5 znaků:

Kód pro ověření

 

 

 

 

 

Přihlášení k mému účtu

Uživatelské jméno:

Heslo: